Sé la centinela de su Agenda: El rol de la Asistente de un cargo Gerencial o de Directorio

Ya sabemos que como Asistentes de Gerencia o secretarias, podemos tener diferentes roles y/o funciones.

Dentro de todos estos, se encuentra el rol de la asistente de un puesto gerencial o de directorio. Una de las cosas que implica este rol es ser una guardiana de la agenda de tu jefe.

Es común que si este es tu rol, tu ubicación física se encuentre justo antes de la entrada a su oficina privada.

Deberás esquivar de la manera más sutil posible cualquier tipo de interrupción hacia sus actividades más importantes. Deberás tener mucho criterio para diferenciar lo importante de lo urgente y ayudarlo a organizar su agenda para que su tiempo sea eficiente con las prioridades más importantes.

Recibirás muchas solicitudes de reuniones urgentes para su agenda, pero deberás aprender a diferenciar cuál será la que pondrás en primera fila.

Esto dependerá de la información que pidas al solicitante de la reunión. Información como plazos de entrega o decisión que se está buscando, impacto de tiempo e impacto económico en la compañía y conciliar la mejor opción tanto para la agenda de tu jefe como para alinearlo con la necesidad de la respuesta en el momento esperado.

Debes tener una comunicación adecuada con tu jefe para saber qué puntos son para el prioridad y tener en claro qué preferiría él o ella atender primero.

Asimismo, es importante que conozcas a profundidad el trabajo que hace la compañía de la cuál eres parte. Esto te ayudará a discernir de manera más fácil entre las opciones que tendrás para organizar la agenda de tu superior.

Debes tener en cuenta, que es importante que ayudes a tu jefe a tener un rol e imagen de líder. Por lo que ser la centinela de su outlook, no significa mostrarlo inalcanzable. Todo lo contrario, significa ayudarlo a poder atender a todas las solicitudes en el tiempo y momento preciso para que sean resueltas.

¿Más de un jefe? Aquí 4 claves para realizar tus actividades eficientemente

En algunas oportunidades, el puesto clave de asistente de gerencia y/o secretaria debe cubrir la asistencia de más de un ejecutivo a la vez.

Para ello la gestión del tiempo, la planificación y el enfoque de tu carga de trabajo será importante para el desarrollo de tus tareas.

Clave 1: Deberás tener claro con cada uno de los ejecutivos que asistirás las tareas a realizar y la importancia de las mismas, de esta manera conocerás sus necesidades y podrás anticiparte de manera proactiva a lo que necesitarán.

Clave 2: Deberás actuar con entereza y criterio para saber priorizar las tareas de un gerente y otro, esto te ayudará a realizar tu cronograma de actividades y elegir qué tarea resolverás primero.

Clave 3: Crea un tablero de tareas

Una herramienta en Excel será suficiente y te ayudará. Deberás registrar en ella toda solicitud y tarea rutinaria que te soliciten, para luego categorizarla y organizar tu agenda diaria y de la semana.

Podrás ayudarte con los filtros de Excel para ordenarte. Por ejemplo, para empezar podrás filtrar primero los de prioridad alta para ser lo primero que incluyas y resuelvas en tu agenda.

Agrega todos los ítems que creas que sea necesario y te ayuden a organizarte mejor.

Además de ello, esta será una buena herramienta a exponer ante todos los gerentes a los que asistas y sustentes el por qué de una posible sobre carga laboral si se diera el caso.

Clave 4: Organiza tu agenda con las tareas y comparte tu calendario.

Es importante que cada uno de los gerentes sepa dónde te encuentras y qué estas realizando. Así sabrán en qué momentos de tu calendario no estarás disponibles para ciertas actividades.

Será muy útil para que ellos tengan expectativas reales en cuanto al tiempo en que resolverás su solicitudes evitando llamadas de atención que no sean justas, dado que podrían pensar que no los estás atendiendo con prontitud.

La organización es la clave más importante para este tipo de rol. Es fácil olvidar temas cuando se tiene más de un gerente, por lo que estas ideas te ayudarán.

Es ideal siempre establecer recordatorios en el calendario, revisa tu tablero de tareas a diario y más de una vez en el día, tal cual lo harías con tu Smartphone. Y vuelve una tarea rutinaria el actualizarlo diariamente.

Espero que estos consejos te sirvan de mucha ayuda.

Elegante como un cisne

Hoy quiero a compartir y traducir un post de Edwina, del blog de "Who is the real boss", una Asistente de Gerencia en Australia a la que sigo y leo frecuentemente.

Ella asistió a un congreso internacional de Asistente de Gerencia en Sydney en donde se tocó profundamente la importancia de la imagen que reflejas teniendo un rol tan importante como el de Asistente de Gerencia

Sabemos que como seres humanos siempre haremos juicios sobre los demás de acuerdo a como se presenten.

En el caso de una asistente de Gerencia que muchas veces es la imagen de la empresa o la imagen y primera cara de la Gerencia, este punto es muy importante, tu imagen y credibilidad pueden empezar y estar en la primera impresión.

Ten en cuenta y toma nota lo siguiente:

1) Examínate tú misma:

Piensa en cómo los demás te perciben. La forma en que te ves, la forma en que te mantienes, la forma en que hablas, la calidad del trabajo que produces. ¿Estás haciendo el mejor trabajo que puedas? ¿Cómo se ve cuando vienes tarde, o sales temprano, por ejemplo? ¿Y qué mensaje le das a los demás cuando te sientas en tu escritorio todo el día con sus auriculares? Mírate a través de los ojos de tu colega - ¿estás siendo la mejor Asistente de Gerencia que puedes ser? Piense en las áreas en las que podrías mejorar, haz una lista y averiguar cómo vas y qué puedes mejorar.

2) Protege tu credibilidad

A todos nos han preguntado algo antes de que sepamos la respuesta. Pero si no sabes la respuesta, no lo admitas. Tu credibilidad es lo que está en juego aquí, toma una nota y hazles saber que volverás con la respuesta para ellos. La clave aquí, sin embargo, es en realidad mantener tu palabra y volver a ellos. Si dices que vas a hacer algo, entonces hazlo.

3) Controla tus emociones

Cuando las cosas se vuelven locas, y esas piernas tuyas están remando frenéticamente por debajo del agua, es esencial la calma en la superficie. Pero es más fácil decirlo que hacerlo. Toma un paseo o un respiro y vuelve solamente una vez que la calma haya sido restaurada. No quieres ser conocid@ como la Asistente de Gerencia que llora o explota cuando todo la satura, es mejor que lo hagas en otro lugar, pero nunca en tu escritorio o en la compañía de tus compañeros! Hay muchas estrategias que puedes adoptar para ayudar a controlar tus emociones y estrés, pero la idea aquí es ser proactivo en la gestión de emociones, no reactivo. 

4) Cuida tu lenguaje corporal

Piensa en cómo te llevas cuando interactúas con otras personas, te están revisando constantemente: cómo te mantienes, cómo hablas, qué haces y qué dices. Todas estas cosas contribuyen a su credibilidad, y cuando no tienes credibilidad puedes crear una distracción.

5) Tu voz

Al igual que en el lenguaje, piensa en tu voz y en su uso. ¿Tu voz está demasiado nerviosa? ¿Demasiado baja? ¿Tal vez demasiado alta?

Crea más confianza en tu voz.

6) Tu actitud

Ser una Asistente de Gerencia es una profesión, no sólo un trabajo, y las actitudes de todas las Asistentes de Gerencia deben coincidir con esa mentalidad. Elige tu actitud todos los días, y elige hacerlo con una sonrisa. Estamos aquí para ayudar y ser un facilitador. Busca la retroalimentación de tus colegas o compañeros. Puedes quedar muy sorprendida por cómo los demás te perciben.

7) Entrénate constantemente

Intenta siempre actualizarte, no solamente con cursos si no también dentro de la organización. No tengas miedo de preguntar. También puedes obtener un amigo que te ayude donde tienes desventajas (es decir, en Excel o informes). Haz una lista de personas que podrían ayudarte en las áreas en las que necesita ayuda. Necesitas ser invaluable para tu Ejecutivo, así que si sientes que no eres esa persona, o no es de valor incalculable para ellos, entonces haz lo necesario para hacerte esa persona.

8) Liderazgo y gestión

El liderazgo y la gestión son parte integral de nuestras funciones. Ya no somos considerados el apoyo de los administradores, somos gerentes y líderes, gerentes de nuestros Ejecutivos y líderes por derecho propio. Ya no estamos restringidos por nuestras posiciones, las únicas restricciones son de nuestra propia mentalidad. "Nadie puede hacerte sentir inferior sin tu consentimiento" (Eleanor Roosevelt). Una cita que es muy verdadera y vuelve a mi punto anterior - si quieres ser tratado con respeto y antigüedad, tiene que venir desde dentro. Debemos tener muy en cuenta la manera en que hablamos de nosotros mismos y la imagen que retratamos. Si quieres ser un líder, actúa como uno.

Tú tienes el poder para mejorar tu presencia ejecutiva y tu percepción a los demás. Cambia tu mentalidad a una que esté dispuesta a aprender y crecer para ser una Asistente de Gerencia más fuerte. Desafíate a ser un cisne mejor y más gracioso en la parte superior, con más fuertes y más eficientes piernas por debajo que hará de manera eficiente y eficaz el trabajo

¿Cómo actuar cuando tu jefe te pide que seas su "informante"?

Toda Asistente de Gerencia o profesional de otra carrera alguna vez (si no es más de una) ha tenido un jefe que considera que parte de su trabajo es mantenerlo informado de actividades del personal que van más allá de la relación o el contexto laboral.

Ya sea parte de la posición o no, nos encontramos comprometidos muchas veces, como parte de la asistencia y apoyo a nuestros jefes, a reportar situaciones que puedan estar afectando de alguna manera el trabajo en el equipo.

¿Cómo manejar este tipo de situaciones? En primer lugar debes tener en cuenta que ser “la chismosa” o "el chismoso" del jefe para ganarte su confianza no es para nada buena idea y definitivamente no es el objetivo que buscas para crecer como profesional. Gánate la confianza con el trabajo bien hecho y a largo plazo.

La idea de tener esta “función” como responsabilidad, es que puedas reportar ciertas situaciones que a tu criterio crees que puedan afectar el trabajo del equipo o el clima laboral. Al comentar dichos hechos con tu jefe, debes tener objetividad y separar lo profesional de lo personal.

La razón por la cual estás compartiendo o comentando información es porque presentarás una propuesta que pueda ayudar a solucionar los impases y dificultades que se están generando con respecto al tema que estás tratando con tu superior.

Existen casos, en los que nos encontramos ante un jefe tóxico que solicita información inclusive que no es relevante en el contexto de trabajo. No intentes llevarle la contraria si no quieres perder tu empleo, y ante preguntas incómodas sobre la vida personal de otro compañero se muy objetiva y solo comenta información que pueda tener incidencia en las actividades laborales, luego de eso no divulgues más información de la que no es necesaria, es preferible que le comentes que no estás al tanto de la vida personal de esa persona porque llevas una relación estrictamente laboral con el sujeto. Lo recomendable es que evalúes cambiarte a una empresa con un ambiente laboral más saludable.

Recuerda que es importante que todo el equipo de trabajo vea en ti a una persona profesional e íntegra, no solo tu jefe. He visto en muchas oportunidades que Asistentes de Gerencia no son muy bien aceptadas por los compañeros de trabajo, por ser consideradas “las informantes” de los gerentes o directores. Muchas de ellas justifican sus acciones o consideran que valen la pena teniendo como  base que lo importante para ellas es conservar solo la buena relación con su superior.

No están teniendo en cuenta que los compañeros de trabajo en un corto, mediano o largo plazo pueden ser una excelente red de contactos, que pueden ayudar en un futuro acercarte a oportunidades laborales o de negocios mucho mejores.

En caso, los “chismes” en la oficina estén alrededor de la vida o trabajo de tu jefe y él te pida información acerca de las personas que están involucradas en los hechos, es aconsejable que no entres en los detalles, coméntale que sabes que el ambiente o clima laboral se encuentra tenso y que consideras que como líder es buena idea que organice una reunión con los colaboradores para compartir su malestar por la situación que se está viviendo y que espera que las personas que están ocasionando esta fricción en el ambiente laboral cambien de actitud y se concentren en sus labores o la empresa tendrá que tomar decisiones que ayuden a mejorar el clima organizacional.

Ten también la iniciativa de anticiparte y actuar si consideras que un chisme mal intencionado puede expandirse y generar molestias, aunque pareciera que esto solo afectara al protagonista del rumor, la verdad es que puede convertirse en una amenaza para el clima laboral de la oficina.

Enfócate en la misión de tu puesto de trabajo, que es hacer mejor a quien manda, con esto conseguirás que tengas el apoyo para conseguir el éxito.

Para las empresas también sólo existe una oportunidad de causar una buena primera impresión

En busca de mejorar mi marca personal Siempre he tenido en cuenta la frase ”Sólo existe una oportunidad de causar una buena primera impresión” cuando se trata de reuniones con clientes o búsqueda laboral.
Muchos de nosotros como profesionales sabemos que una primera impresión es importante, y trabajamos en ello constantemente para diferenciarnos de otros candidatos.
Pero, ¿Qué pasa cuando las empresas no se preocupan como nosotros de dar una buena primera impresión y reforzar en este punto su marca empleadora?

Hace no mucho asistí a una entrevista de la cual salí convencida que no continuaría con el proceso de selección. La empresa es grande, tiene buenas referencias y muy buenas relaciones dentro de su rubro. Sin embargo, el día de la entrevista mi perspectiva cambió con esa primera impresión.

Para dar un ejemplo de las muchas cosas que iban cambiando mi opinión, el entrevistador (Que era directamente el Gerente y quizá no tenía mucha experiencia en entrevistas) utilizó una analogía en la que comparaba mi último trabajo como la aerolínea LAN y a ellos como los Emirates Airlines, comprendo perfectamente que lo que quería dar a entender es que la empresa que maneja es "Top" pero si esta es tan importante, no le encontraba la lógica de que me quiera contratar los 6 primeros meses por Recibos por Honorarios (Que me dio a entender que buscaba evadir pagos de beneficios sociales para sus colaboradores)
Sin mencionar que durante la entrevista, llamó a su asistente (a la que supuestamente yo reemplazaría) para pedirle un café sin decir "por favor".

Quizá me equivoque, quizá la empresa sea muy buena para desarrollar mi carrera, quizá no haya quedado en la terna porque no me consideraron buena candidata, lo cierto es que la primera impresión que me dieron no fue positiva y es muy probable que a mi círculo de confianza pueda comentarles que consideraría que no es un buen lugar para trabajar y ellos hacer lo mismo con otros conocidos.
No soy una experta en el tema, pero considero que el Marketing boca a boca es una herramienta poderosa, y ser considerada una buena compañía donde laborar, puede generar muy buena publicidad para lograr objetivos.

Es tiempo que algunas empresas tomen en cuenta que la primera impresión hacia sus candidatos también cuenta.

Algunas ventajas en el Rol de la Asistente de Gerencia

Alguna vez intentando ponerle un fee a mi trabajo y a mi experiencia, para poder negociar un sueldo justo en mi búsqueda laboral de ese entonces, trataba de encontrar información que me ayudara a evaluar los rangos salariales de una asistente de gerencia. Fue así que me encontré en la web una serie de comentarios que reflejaban lo muy poco que conocen otros profesionales nuestro rol, comentarios como:

“Deberían ganar S/xx.xx …para lo que hacen…”, “Ganan S/xx.xx, además si solo contestan el teléfono”, “Por servir cafés, perciben S/xx.xx, mejor estudia otra cosa”, etc.

Como todos sabemos, hay una idea errónea de lo que hacemos, nuestro rol es etiquetado muchas veces como solo operativo, pero hay mucho más allá de actividades que a muchos les parecen “nada importantes”, Muchas ventajas que otros papeles quisieran tener.

La verdad es que existen muchas ventajas dentro de nuestra carrera, que nos permite tener muchas más oportunidades de aprender que otros roles dentro de una empresa. Tenemos un papel que interactúa en su mayoría de veces con todas las áreas, jefaturas y gerencias, que también nos da más oportunidades de que nuestro trabajo sea visto por otros roles que toman decisiones.

Otro punto a nuestro favor, es que no todos los días son iguales, muy pocas veces tendremos un trabajo rutinario. Los profesionales a los que asistimos (gerencias) muchas veces siempre están apagando incendios por lo que nuestro trabajo es alcanzarles los extinguidores ;) para que ellos puedan centrarse en lo más importante.

Tener un puesto de soporte o apoyo, nos genera una red de contactos amplia. Nuestro papel es generalmente de ayuda hacia los demás, esto la mayoría de veces genera gratitud, confianza y una relación amical con los miembros del equipo en las diversas empresas en las que labores o hayas laborado. Esta red de contactos te puede ser de mucha ayuda en el futuro como oportunidades de negocios o nuevos proyectos laborales mucho más beneficiosos.

En mi último post hablé acerca de las inconsistencias del rol de una asistente de gerencia en la actualidad, esto aunque no lo crean nos genera una ventaja en nuestro papel, ya que hace que nuestro rol en la empresa sea tan grande como queramos que lo sea. A diferencia de otros puestos, podemos apoyar en diversas áreas y demostrar nuestras habilidades en diferentes actividades, esto no solo hace que resaltes, si no que suma a tu experiencia laboral.

Si eres asistente de gerencia, ten presente estas ventajas y úsalas para crecer como profesional dentro de tu carrera, no desaproveches las oportunidades y tampoco permitas que otros comentarios, por desconocimiento sobre nuestro papel, no te hagan sentir importante dentro del equipo en el que te encuentras trabajando.

¿Qué otras ventajas podrías mencionar?

Las inconsistencias actuales en el rol de la Asistente de Gerencia

Hace unos años me encontraba en un proceso de selección muy interesante para mí, y la verdad estaba bastante entusiasmada. La empresa a la que postulaba era bastante grande, internacional, con mucha proyección (según el anuncio). Además, siempre que postulo a una compañía averiguo todo lo que pueda sobre ella, y esta vez no fue la excepción, así que el puesto de Asistente de Gerencia se veía prometedor.

Conseguí calificar para el trabajo e inicié inmediatamente mis actividades, en un inicio comprendía que las funciones fueran pocas porque estaba en un proceso de aprendizaje, pero pasado los meses las actividades no cambiaban. Mis funciones se habían reducido a servir cafés (3 al día porque era como rutinario para el CEO), sellar facturas unas 2 veces al día y contestar y hacer llamadas, lo cual no tenía nada de malo. Sin embargo, después de toda la experiencia que había conseguido como profesional, no estaba aprendiendo nada ni avanzando en mi carrera. El perfil que la empresa necesitaba era otro totalmente distinto al mío. ¿Alguna vez les ha pasado?

Mi experiencia quizá no sea tan amplia (6 años) en el puesto, pero después de haber trabajado en diversas compañías, he podido observar y vivir el hecho de que El puesto de Asistente de Gerencia es diferente en cada empresa, según el rubro, según la cultura organizacional, según el tamaño, etc.

Lo importante creo yo es considerar que es una carrera para alguien  con la personalidad y la habilidad establecidas para ello. Esa es la razón por la que rápidamente aprenderás si ser una AG es algo para lo que estás preparada. Incluso si nunca pensaste tomar esta línea de carrera, algunas personas como yo (que caí de casualidad), terminé especializándome en esto y cada vez capacitándome más.

Dentro de esta carrera, encontrarás empresas y jefes diferentes. Algunos pueden pensar que como Asistente de Gerencia tu función es solo tu presentación impecable para la recepción de visitas y la atención cordial. Otros mientras vean en ti capacidad de tomar más responsabilidad te delegarán cada vez más funciones dentro de la compañía, incluido empowerment para toma de decisiones. Cuáles fueran tus funciones asignadas, debes entender que este puesto es mucho más que funciones y actividades rutinarias y operativas.

Debes entrenarte y ganar experiencia para poder tomar decisiones con criterio, a medida que vaya pasando el tiempo encontrarás y descubrirás tus habilidades y manera de trabajar que te destacarán de otros profesionales.

Es importante tener en cuenta que una asistente de gerencia debe tener una relación cordial con su jefe, y encontrarás siempre jefes totalmente diferentes y debemos saber trabajar con diferentes personalidades y encontrar la habilidad para a pesar de ello, siempre destacar nuestro trabajo, y sí! Es un reto constante.

Como les decía antes, muchos de ellos solo pedirán tazas de café, (y bueno! Alguien debe encargarse de eso también) pero esto no significa que no podemos darle un valor agregado a nuestra labor. Intenta identificar donde puedes mejorar un proceso, reduciendo tiempo y logrando diferencias positivas para  la empresa en la que estás laborando y posiciona tu actitud positiva en áreas donde veas que puedas hacer una diferencia.

Asimismo, ten en cuenta que con esto tampoco quiero decir que debemos limitarnos a trabajar en lo que encuentres. Intenta buscar la compañía en la que te sientas a gusto con las funciones y en la que sientas que eres o sentirás que eres realmente considerada parte del equipo. Siempre es adecuado preguntar las funciones en las entrevistas laborales, para que tengas claro que tienes el perfil que están buscando.