6 Tips para administrar tu tiempo en el trabajo de manera eficaz

Como Asistente de Gerencia el administrar mi tiempo eficazmente es clave para la organización del día a día de mi trabajo, no solo porque es un puesto que tiene muchas tareas, sino porque también puede ser en algunas ocasiones algo impredecible y debemos tener dentro de nuestra organización de tiempo la flexibilidad para actuar y atender imprevistos realmente importantes.

Te dejo estos Tips que me han ayudado a administrar mi tiempo de manera eficaz, espero que también te ayuden.

1.- Una agenda: Ya sea en físico o virtual (Outlook) tener una y planificar tus actividades diarias te ayudará a organizarte y cumplir con los objetivos del día. A modo personal, prefiero siempre el Outlook que me alerta cada vez que tengo que realizar alguna tarea, y puedo verlo reflejado en mi teléfono móvil. Además de que esta herramienta me permite realizar o agendar de manera periódica tareas y programar cuánto tiempo antes deseo que me envíe un recordatorio.

2.- Estable prioridades: La prioridad indica orden, planificación, saber lo que se desea y emplear la energía hacia los propósitos correctos. 

Clasifica tus tareas por orden de prioridad y realiza primero las urgentes.

Debemos entender la diferencia entre importante y urgente. Importante son tareas que no podemos dejar de hacer y urgente tareas que no admiten demora.

3.- Toma unos minutos de tu tiempo cada día para hacer una lista de tareas desde lo que consideres más pesado o no te guste a lo más esencial. Puedes hacerlo al final del día para planificar el día siguiente o al principio de este cada mañana mientras te tomas un delicioso café de desayuno. Revisa tu lista y clasificálas de acuerdo al tip 2 y empieza a trabajar.

Tacha las tareas que vayas terminando, esto te dará una sensación de alivio y terminarás todas mucho más motivado pues sentirás que vas logrando con éxito tu día.

4.- Decide cuánto tiempo quieres dedicarle a cada tarea cada día. Si dentro de tus funciones laborales tienes tareas rutinarias, planifica horarios para las mismas. Por ejemplo, puedes leer tus correos electrónicos entre las 9:30 a 10:30, luego hacer revisión de economato de 11:00 a 11:30. 

Esto te ayudará a planificarte a diario y culminar todas tus tareas con éxito.

5.- Aprende a delegar. A veces nos gustaría tener el control de todas las cosas a nosotros mismos pero a veces esto no es posible. Aprendiendo a delegar algunas tareas o funciones facilitarás mucho el manejo de tu tiempo. La delegación es una habilidad muy importante para una gestión administrativa eficiente

6.- No satures tu horario. Debes dejar flexibilidad para imprevistos que deban ser atendidos con suma urgencia sin que esto perjudique alguna otra tarea que tienes pendiente y sea posible re-programarla.

Recuerda que administrar nuestro tiempo mejorará notablemente nuestra productividad, nuestra eficiencia y nos ayudará a vivir sin estrés!

Cumpleaños en la oficina

Muchas de nuestras empresas manejan un presupuesto para cumpleaños, algunas lo manejan por cada uno y otras por los cumpleaños del mes, que es lo más común de acuerdo a la cantidad de colaboradores.
En un inicio, para mi resultaba un dolor de cabeza tener que conseguir todo para el agasajo, buscar bocaditos, la torta, bebidas, etc. A veces el mensajero no podía ayudarme ese día y tenía que ir yo misma a comprar todo lo necesario. Hasta que pasaron los años y descubrí lo online! creo que es lo mejor que nos puede pasar!
En mi caso le soy fiel a Wong online, se que hay muchos otros supermercados e inclusive pastelerías que realizan delivery. Por mi lado con todas las responsabilidades que tengo en oficina prefiero invertir menos tiempo y encontrar todo en un solo lugar.

Lo que generalmente compro siempre a parte de la torta (previamente les pregunto a los cumpleañeros que sabor de torta les gustaría), son los piqueos peruanos que ya los traen hechos, estos tienen queso, aceitunas, salchichas, jamón y más, son muy buenos, es lo que primero vuela cuando se acercan los chicos.
Además, consigo algo adicional dulce (orejitas, galletas o camotes fritos) y algo salado (papas Lays, Dipas, o láminas de pancito con orégano) acompañado con el respectivo ají de la casa de Wong. Para las bebidas tengo gaseosas y jugos (para los ligth).
Hay que tener en cuenta que en Wong online cuando se trata de pedidos delivery como tortas o piqueos criollos y peruanos, la solicitud y/o compra deben hacerla con 48 horas de anticipación. Por ejemplo, si tu evento será un miércoles por la tarde, como máximo debes comprar online el lunes hasta medio día.
Wong permite el pago online y contra entrega, que puede ser con tarjeta o efectivo.

Alguna vez he tenigo un presupuesto más grande para cumpleaños y he podido brindar sanguchitos y postrecitos, y siempre he preferido pedirlos a la Pastipan quienes hacen delivery con solicitudes de 48 horas y pedido mínimo de 25 unidades, pero no tiene pierde! (http://www.pastipan.com.pe/)

De preferencia siempre uso todo descartable, tengo en oficina siempre reserva de cucharas, platos y vasitos descartables, esto me facilita la limpieza rápida del lugar donde se haya realizado el cumpleaños. Decoro el ambiente con globos, serpentinas y aprovecho los post it de colores de la oficina para usarlos de banderines con la frase "Feliz Cumple", el sitio del cumpleañero también es decorado.

Y ustedes cómo celebran los cumpleaños en sus oficinas? Qué es lo que compran?, cuéntennos!

Bienvenid@s!

Bienvenid@s a compartir mediante este blog todas nuestras experiencias dentro de esta ruta profesional. Será un lugar para buscar información, compartirla y solicitarla, porque no solo contestamos llamadas como muchos creen :)
Nuestro rol es uno de los más importantes en las empresas, y díganlo! sin nosotras no son nada! (jaja)

Iniciaré compartiendo algunos detalles de mis proveedores e ideas que realicé en eventos internos en mis  años que vengo trabajando como asistente de gerencia, espero ustedes también nos compartan las suyas y así nos ayudemos entre todas.

Una vez más Bienvenidas a nuestro espacio :)!