6 Tips para administrar tu tiempo en el trabajo de manera eficaz

Como Asistente de Gerencia el administrar mi tiempo eficazmente es clave para la organización del día a día de mi trabajo, no solo porque es un puesto que tiene muchas tareas, sino porque también puede ser en algunas ocasiones algo impredecible y debemos tener dentro de nuestra organización de tiempo la flexibilidad para actuar y atender imprevistos realmente importantes.

Te dejo estos Tips que me han ayudado a administrar mi tiempo de manera eficaz, espero que también te ayuden.

1.- Una agenda: Ya sea en físico o virtual (Outlook) tener una y planificar tus actividades diarias te ayudará a organizarte y cumplir con los objetivos del día. A modo personal, prefiero siempre el Outlook que me alerta cada vez que tengo que realizar alguna tarea, y puedo verlo reflejado en mi teléfono móvil. Además de que esta herramienta me permite realizar o agendar de manera periódica tareas y programar cuánto tiempo antes deseo que me envíe un recordatorio.

2.- Estable prioridades: La prioridad indica orden, planificación, saber lo que se desea y emplear la energía hacia los propósitos correctos. 

Clasifica tus tareas por orden de prioridad y realiza primero las urgentes.

Debemos entender la diferencia entre importante y urgente. Importante son tareas que no podemos dejar de hacer y urgente tareas que no admiten demora.

3.- Toma unos minutos de tu tiempo cada día para hacer una lista de tareas desde lo que consideres más pesado o no te guste a lo más esencial. Puedes hacerlo al final del día para planificar el día siguiente o al principio de este cada mañana mientras te tomas un delicioso café de desayuno. Revisa tu lista y clasificálas de acuerdo al tip 2 y empieza a trabajar.

Tacha las tareas que vayas terminando, esto te dará una sensación de alivio y terminarás todas mucho más motivado pues sentirás que vas logrando con éxito tu día.

4.- Decide cuánto tiempo quieres dedicarle a cada tarea cada día. Si dentro de tus funciones laborales tienes tareas rutinarias, planifica horarios para las mismas. Por ejemplo, puedes leer tus correos electrónicos entre las 9:30 a 10:30, luego hacer revisión de economato de 11:00 a 11:30. 

Esto te ayudará a planificarte a diario y culminar todas tus tareas con éxito.

5.- Aprende a delegar. A veces nos gustaría tener el control de todas las cosas a nosotros mismos pero a veces esto no es posible. Aprendiendo a delegar algunas tareas o funciones facilitarás mucho el manejo de tu tiempo. La delegación es una habilidad muy importante para una gestión administrativa eficiente

6.- No satures tu horario. Debes dejar flexibilidad para imprevistos que deban ser atendidos con suma urgencia sin que esto perjudique alguna otra tarea que tienes pendiente y sea posible re-programarla.

Recuerda que administrar nuestro tiempo mejorará notablemente nuestra productividad, nuestra eficiencia y nos ayudará a vivir sin estrés!