Para las empresas también sólo existe una oportunidad de causar una buena primera impresión

En busca de mejorar mi marca personal Siempre he tenido en cuenta la frase ”Sólo existe una oportunidad de causar una buena primera impresión” cuando se trata de reuniones con clientes o búsqueda laboral.
Muchos de nosotros como profesionales sabemos que una primera impresión es importante, y trabajamos en ello constantemente para diferenciarnos de otros candidatos.
Pero, ¿Qué pasa cuando las empresas no se preocupan como nosotros de dar una buena primera impresión y reforzar en este punto su marca empleadora?

Hace no mucho asistí a una entrevista de la cual salí convencida que no continuaría con el proceso de selección. La empresa es grande, tiene buenas referencias y muy buenas relaciones dentro de su rubro. Sin embargo, el día de la entrevista mi perspectiva cambió con esa primera impresión.

Para dar un ejemplo de las muchas cosas que iban cambiando mi opinión, el entrevistador (Que era directamente el Gerente y quizá no tenía mucha experiencia en entrevistas) utilizó una analogía en la que comparaba mi último trabajo como la aerolínea LAN y a ellos como los Emirates Airlines, comprendo perfectamente que lo que quería dar a entender es que la empresa que maneja es "Top" pero si esta es tan importante, no le encontraba la lógica de que me quiera contratar los 6 primeros meses por Recibos por Honorarios (Que me dio a entender que buscaba evadir pagos de beneficios sociales para sus colaboradores)
Sin mencionar que durante la entrevista, llamó a su asistente (a la que supuestamente yo reemplazaría) para pedirle un café sin decir "por favor".

Quizá me equivoque, quizá la empresa sea muy buena para desarrollar mi carrera, quizá no haya quedado en la terna porque no me consideraron buena candidata, lo cierto es que la primera impresión que me dieron no fue positiva y es muy probable que a mi círculo de confianza pueda comentarles que consideraría que no es un buen lugar para trabajar y ellos hacer lo mismo con otros conocidos.
No soy una experta en el tema, pero considero que el Marketing boca a boca es una herramienta poderosa, y ser considerada una buena compañía donde laborar, puede generar muy buena publicidad para lograr objetivos.

Es tiempo que algunas empresas tomen en cuenta que la primera impresión hacia sus candidatos también cuenta.

Algunas ventajas en el Rol de la Asistente de Gerencia

Alguna vez intentando ponerle un fee a mi trabajo y a mi experiencia, para poder negociar un sueldo justo en mi búsqueda laboral de ese entonces, trataba de encontrar información que me ayudara a evaluar los rangos salariales de una asistente de gerencia. Fue así que me encontré en la web una serie de comentarios que reflejaban lo muy poco que conocen otros profesionales nuestro rol, comentarios como:

“Deberían ganar S/xx.xx …para lo que hacen…”, “Ganan S/xx.xx, además si solo contestan el teléfono”, “Por servir cafés, perciben S/xx.xx, mejor estudia otra cosa”, etc.

Como todos sabemos, hay una idea errónea de lo que hacemos, nuestro rol es etiquetado muchas veces como solo operativo, pero hay mucho más allá de actividades que a muchos les parecen “nada importantes”, Muchas ventajas que otros papeles quisieran tener.

La verdad es que existen muchas ventajas dentro de nuestra carrera, que nos permite tener muchas más oportunidades de aprender que otros roles dentro de una empresa. Tenemos un papel que interactúa en su mayoría de veces con todas las áreas, jefaturas y gerencias, que también nos da más oportunidades de que nuestro trabajo sea visto por otros roles que toman decisiones.

Otro punto a nuestro favor, es que no todos los días son iguales, muy pocas veces tendremos un trabajo rutinario. Los profesionales a los que asistimos (gerencias) muchas veces siempre están apagando incendios por lo que nuestro trabajo es alcanzarles los extinguidores ;) para que ellos puedan centrarse en lo más importante.

Tener un puesto de soporte o apoyo, nos genera una red de contactos amplia. Nuestro papel es generalmente de ayuda hacia los demás, esto la mayoría de veces genera gratitud, confianza y una relación amical con los miembros del equipo en las diversas empresas en las que labores o hayas laborado. Esta red de contactos te puede ser de mucha ayuda en el futuro como oportunidades de negocios o nuevos proyectos laborales mucho más beneficiosos.

En mi último post hablé acerca de las inconsistencias del rol de una asistente de gerencia en la actualidad, esto aunque no lo crean nos genera una ventaja en nuestro papel, ya que hace que nuestro rol en la empresa sea tan grande como queramos que lo sea. A diferencia de otros puestos, podemos apoyar en diversas áreas y demostrar nuestras habilidades en diferentes actividades, esto no solo hace que resaltes, si no que suma a tu experiencia laboral.

Si eres asistente de gerencia, ten presente estas ventajas y úsalas para crecer como profesional dentro de tu carrera, no desaproveches las oportunidades y tampoco permitas que otros comentarios, por desconocimiento sobre nuestro papel, no te hagan sentir importante dentro del equipo en el que te encuentras trabajando.

¿Qué otras ventajas podrías mencionar?

Las inconsistencias actuales en el rol de la Asistente de Gerencia

Hace unos años me encontraba en un proceso de selección muy interesante para mí, y la verdad estaba bastante entusiasmada. La empresa a la que postulaba era bastante grande, internacional, con mucha proyección (según el anuncio). Además, siempre que postulo a una compañía averiguo todo lo que pueda sobre ella, y esta vez no fue la excepción, así que el puesto de Asistente de Gerencia se veía prometedor.

Conseguí calificar para el trabajo e inicié inmediatamente mis actividades, en un inicio comprendía que las funciones fueran pocas porque estaba en un proceso de aprendizaje, pero pasado los meses las actividades no cambiaban. Mis funciones se habían reducido a servir cafés (3 al día porque era como rutinario para el CEO), sellar facturas unas 2 veces al día y contestar y hacer llamadas, lo cual no tenía nada de malo. Sin embargo, después de toda la experiencia que había conseguido como profesional, no estaba aprendiendo nada ni avanzando en mi carrera. El perfil que la empresa necesitaba era otro totalmente distinto al mío. ¿Alguna vez les ha pasado?

Mi experiencia quizá no sea tan amplia (6 años) en el puesto, pero después de haber trabajado en diversas compañías, he podido observar y vivir el hecho de que El puesto de Asistente de Gerencia es diferente en cada empresa, según el rubro, según la cultura organizacional, según el tamaño, etc.

Lo importante creo yo es considerar que es una carrera para alguien  con la personalidad y la habilidad establecidas para ello. Esa es la razón por la que rápidamente aprenderás si ser una AG es algo para lo que estás preparada. Incluso si nunca pensaste tomar esta línea de carrera, algunas personas como yo (que caí de casualidad), terminé especializándome en esto y cada vez capacitándome más.

Dentro de esta carrera, encontrarás empresas y jefes diferentes. Algunos pueden pensar que como Asistente de Gerencia tu función es solo tu presentación impecable para la recepción de visitas y la atención cordial. Otros mientras vean en ti capacidad de tomar más responsabilidad te delegarán cada vez más funciones dentro de la compañía, incluido empowerment para toma de decisiones. Cuáles fueran tus funciones asignadas, debes entender que este puesto es mucho más que funciones y actividades rutinarias y operativas.

Debes entrenarte y ganar experiencia para poder tomar decisiones con criterio, a medida que vaya pasando el tiempo encontrarás y descubrirás tus habilidades y manera de trabajar que te destacarán de otros profesionales.

Es importante tener en cuenta que una asistente de gerencia debe tener una relación cordial con su jefe, y encontrarás siempre jefes totalmente diferentes y debemos saber trabajar con diferentes personalidades y encontrar la habilidad para a pesar de ello, siempre destacar nuestro trabajo, y sí! Es un reto constante.

Como les decía antes, muchos de ellos solo pedirán tazas de café, (y bueno! Alguien debe encargarse de eso también) pero esto no significa que no podemos darle un valor agregado a nuestra labor. Intenta identificar donde puedes mejorar un proceso, reduciendo tiempo y logrando diferencias positivas para  la empresa en la que estás laborando y posiciona tu actitud positiva en áreas donde veas que puedas hacer una diferencia.

Asimismo, ten en cuenta que con esto tampoco quiero decir que debemos limitarnos a trabajar en lo que encuentres. Intenta buscar la compañía en la que te sientas a gusto con las funciones y en la que sientas que eres o sentirás que eres realmente considerada parte del equipo. Siempre es adecuado preguntar las funciones en las entrevistas laborales, para que tengas claro que tienes el perfil que están buscando.

6 Tips para administrar tu tiempo en el trabajo de manera eficaz

Como Asistente de Gerencia el administrar mi tiempo eficazmente es clave para la organización del día a día de mi trabajo, no solo porque es un puesto que tiene muchas tareas, sino porque también puede ser en algunas ocasiones algo impredecible y debemos tener dentro de nuestra organización de tiempo la flexibilidad para actuar y atender imprevistos realmente importantes.

Te dejo estos Tips que me han ayudado a administrar mi tiempo de manera eficaz, espero que también te ayuden.

1.- Una agenda: Ya sea en físico o virtual (Outlook) tener una y planificar tus actividades diarias te ayudará a organizarte y cumplir con los objetivos del día. A modo personal, prefiero siempre el Outlook que me alerta cada vez que tengo que realizar alguna tarea, y puedo verlo reflejado en mi teléfono móvil. Además de que esta herramienta me permite realizar o agendar de manera periódica tareas y programar cuánto tiempo antes deseo que me envíe un recordatorio.

2.- Estable prioridades: La prioridad indica orden, planificación, saber lo que se desea y emplear la energía hacia los propósitos correctos. 

Clasifica tus tareas por orden de prioridad y realiza primero las urgentes.

Debemos entender la diferencia entre importante y urgente. Importante son tareas que no podemos dejar de hacer y urgente tareas que no admiten demora.

3.- Toma unos minutos de tu tiempo cada día para hacer una lista de tareas desde lo que consideres más pesado o no te guste a lo más esencial. Puedes hacerlo al final del día para planificar el día siguiente o al principio de este cada mañana mientras te tomas un delicioso café de desayuno. Revisa tu lista y clasificálas de acuerdo al tip 2 y empieza a trabajar.

Tacha las tareas que vayas terminando, esto te dará una sensación de alivio y terminarás todas mucho más motivado pues sentirás que vas logrando con éxito tu día.

4.- Decide cuánto tiempo quieres dedicarle a cada tarea cada día. Si dentro de tus funciones laborales tienes tareas rutinarias, planifica horarios para las mismas. Por ejemplo, puedes leer tus correos electrónicos entre las 9:30 a 10:30, luego hacer revisión de economato de 11:00 a 11:30. 

Esto te ayudará a planificarte a diario y culminar todas tus tareas con éxito.

5.- Aprende a delegar. A veces nos gustaría tener el control de todas las cosas a nosotros mismos pero a veces esto no es posible. Aprendiendo a delegar algunas tareas o funciones facilitarás mucho el manejo de tu tiempo. La delegación es una habilidad muy importante para una gestión administrativa eficiente

6.- No satures tu horario. Debes dejar flexibilidad para imprevistos que deban ser atendidos con suma urgencia sin que esto perjudique alguna otra tarea que tienes pendiente y sea posible re-programarla.

Recuerda que administrar nuestro tiempo mejorará notablemente nuestra productividad, nuestra eficiencia y nos ayudará a vivir sin estrés!

Cumpleaños en la oficina

Muchas de nuestras empresas manejan un presupuesto para cumpleaños, algunas lo manejan por cada uno y otras por los cumpleaños del mes, que es lo más común de acuerdo a la cantidad de colaboradores.
En un inicio, para mi resultaba un dolor de cabeza tener que conseguir todo para el agasajo, buscar bocaditos, la torta, bebidas, etc. A veces el mensajero no podía ayudarme ese día y tenía que ir yo misma a comprar todo lo necesario. Hasta que pasaron los años y descubrí lo online! creo que es lo mejor que nos puede pasar!
En mi caso le soy fiel a Wong online, se que hay muchos otros supermercados e inclusive pastelerías que realizan delivery. Por mi lado con todas las responsabilidades que tengo en oficina prefiero invertir menos tiempo y encontrar todo en un solo lugar.

Lo que generalmente compro siempre a parte de la torta (previamente les pregunto a los cumpleañeros que sabor de torta les gustaría), son los piqueos peruanos que ya los traen hechos, estos tienen queso, aceitunas, salchichas, jamón y más, son muy buenos, es lo que primero vuela cuando se acercan los chicos.
Además, consigo algo adicional dulce (orejitas, galletas o camotes fritos) y algo salado (papas Lays, Dipas, o láminas de pancito con orégano) acompañado con el respectivo ají de la casa de Wong. Para las bebidas tengo gaseosas y jugos (para los ligth).
Hay que tener en cuenta que en Wong online cuando se trata de pedidos delivery como tortas o piqueos criollos y peruanos, la solicitud y/o compra deben hacerla con 48 horas de anticipación. Por ejemplo, si tu evento será un miércoles por la tarde, como máximo debes comprar online el lunes hasta medio día.
Wong permite el pago online y contra entrega, que puede ser con tarjeta o efectivo.

Alguna vez he tenigo un presupuesto más grande para cumpleaños y he podido brindar sanguchitos y postrecitos, y siempre he preferido pedirlos a la Pastipan quienes hacen delivery con solicitudes de 48 horas y pedido mínimo de 25 unidades, pero no tiene pierde! (http://www.pastipan.com.pe/)

De preferencia siempre uso todo descartable, tengo en oficina siempre reserva de cucharas, platos y vasitos descartables, esto me facilita la limpieza rápida del lugar donde se haya realizado el cumpleaños. Decoro el ambiente con globos, serpentinas y aprovecho los post it de colores de la oficina para usarlos de banderines con la frase "Feliz Cumple", el sitio del cumpleañero también es decorado.

Y ustedes cómo celebran los cumpleaños en sus oficinas? Qué es lo que compran?, cuéntennos!

Bienvenid@s!

Bienvenid@s a compartir mediante este blog todas nuestras experiencias dentro de esta ruta profesional. Será un lugar para buscar información, compartirla y solicitarla, porque no solo contestamos llamadas como muchos creen :)
Nuestro rol es uno de los más importantes en las empresas, y díganlo! sin nosotras no son nada! (jaja)

Iniciaré compartiendo algunos detalles de mis proveedores e ideas que realicé en eventos internos en mis  años que vengo trabajando como asistente de gerencia, espero ustedes también nos compartan las suyas y así nos ayudemos entre todas.

Una vez más Bienvenidas a nuestro espacio :)!