En algunas oportunidades, el puesto clave de asistente de
gerencia y/o secretaria debe cubrir la asistencia de más de un ejecutivo a la
vez.
Para ello la gestión del tiempo, la planificación y el
enfoque de tu carga de trabajo será importante para el desarrollo de tus
tareas.
Clave 1: Deberás tener claro con cada uno de los ejecutivos que
asistirás las tareas a realizar y la importancia de las mismas, de esta manera
conocerás sus necesidades y podrás anticiparte de manera proactiva a lo que
necesitarán.
Clave 2: Deberás actuar con entereza y criterio para saber
priorizar las tareas de un gerente y otro, esto te ayudará a realizar tu
cronograma de actividades y elegir qué tarea resolverás primero.
Clave 3: Crea un tablero de tareas
Una herramienta en Excel será suficiente y te ayudará. Deberás
registrar en ella toda solicitud y tarea rutinaria que te soliciten, para luego
categorizarla y organizar tu agenda diaria y de la semana.
Podrás ayudarte con los filtros de Excel para ordenarte. Por
ejemplo, para empezar podrás filtrar primero los de prioridad alta para ser lo
primero que incluyas y resuelvas en tu agenda.
Agrega todos los ítems que creas que sea necesario y te
ayuden a organizarte mejor.
Además de ello, esta será una buena herramienta a exponer
ante todos los gerentes a los que asistas y sustentes el por qué de una posible
sobre carga laboral si se diera el caso.
Clave 4: Organiza tu agenda con las tareas y comparte tu
calendario.
Es importante que cada uno de los gerentes sepa dónde te
encuentras y qué estas realizando. Así sabrán en qué momentos de tu calendario no
estarás disponibles para ciertas actividades.
Será muy útil para que ellos tengan expectativas reales en
cuanto al tiempo en que resolverás su solicitudes evitando llamadas de atención
que no sean justas, dado que podrían pensar que no los estás atendiendo con
prontitud.
La organización es la clave más importante para este tipo de
rol. Es fácil olvidar temas cuando se tiene más de un gerente, por lo que estas
ideas te ayudarán.
Es ideal siempre establecer recordatorios en el calendario,
revisa tu tablero de tareas a diario y más de una vez en el día, tal cual lo
harías con tu Smartphone. Y vuelve una tarea rutinaria el actualizarlo
diariamente.
Espero que estos consejos te sirvan de mucha ayuda.
