Como Asistente de Gerencia el administrar mi tiempo eficazmente
es clave para la organización del día a día de mi trabajo, no solo porque es un
puesto que tiene muchas tareas, sino porque también puede ser en algunas
ocasiones algo impredecible y debemos tener dentro de nuestra organización de
tiempo la flexibilidad para actuar y atender imprevistos realmente importantes.
Te dejo estos Tips que me han ayudado a administrar mi tiempo de manera eficaz, espero que también te ayuden.
1.- Una agenda: Ya sea en físico o virtual (Outlook) tener una y planificar tus actividades diarias te ayudará a organizarte y cumplir con los objetivos del día. A modo personal, prefiero siempre el Outlook que me alerta cada vez que tengo que realizar alguna tarea, y puedo verlo reflejado en mi teléfono móvil. Además de que esta herramienta me permite realizar o agendar de manera periódica tareas y programar cuánto tiempo antes deseo que me envíe un recordatorio.
2.- Estable prioridades: La prioridad
indica orden, planificación, saber lo que se desea y emplear la energía hacia
los propósitos correctos.
Clasifica tus tareas
por orden de prioridad y realiza primero las urgentes.
Debemos entender la
diferencia entre importante y urgente. Importante son tareas que no podemos
dejar de hacer y urgente tareas que no admiten demora.
3.- Toma unos minutos
de tu tiempo cada día para hacer una lista de tareas desde lo que consideres
más pesado o no te guste a lo más esencial. Puedes hacerlo al final del día
para planificar el día siguiente o al principio de este cada mañana mientras te
tomas un delicioso café de desayuno. Revisa tu lista y clasificálas de acuerdo
al tip 2 y empieza a trabajar.
Tacha las tareas que
vayas terminando, esto te dará una sensación de alivio y terminarás todas mucho
más motivado pues sentirás que vas logrando con éxito tu día.
4.- Decide cuánto
tiempo quieres dedicarle a cada tarea cada día. Si dentro de tus funciones
laborales tienes tareas rutinarias, planifica horarios para las mismas. Por
ejemplo, puedes leer tus correos electrónicos entre las 9:30 a 10:30, luego
hacer revisión de economato de 11:00 a 11:30.
Esto te ayudará a
planificarte a diario y culminar todas tus tareas con éxito.
5.- Aprende a delegar.
A veces nos gustaría tener el control de todas las cosas a nosotros mismos pero
a veces esto no es posible. Aprendiendo a delegar algunas tareas o funciones
facilitarás mucho el manejo de tu tiempo. La delegación es una
habilidad muy importante para una gestión administrativa eficiente
6.- No satures tu
horario. Debes dejar flexibilidad para imprevistos que deban ser atendidos con
suma urgencia sin que esto perjudique alguna otra tarea que tienes pendiente y
sea posible re-programarla.
Recuerda que administrar nuestro tiempo mejorará notablemente nuestra productividad, nuestra eficiencia y nos ayudará a vivir sin estrés!
