Ya sabemos que como Asistentes de Gerencia o secretarias, podemos tener diferentes roles y/o funciones.
Dentro de todos estos, se encuentra el rol de la asistente de un puesto gerencial o de directorio. Una de las cosas que implica este rol es ser una guardiana de la agenda de tu jefe.
Es común que si este es tu rol, tu ubicación física se encuentre justo antes de la entrada a su oficina privada.
Deberás esquivar de la manera más sutil posible cualquier tipo de interrupción hacia sus actividades más importantes. Deberás tener mucho criterio para diferenciar lo importante de lo urgente y ayudarlo a organizar su agenda para que su tiempo sea eficiente con las prioridades más importantes.
Recibirás muchas solicitudes de reuniones urgentes para su agenda, pero deberás aprender a diferenciar cuál será la que pondrás en primera fila.
Esto dependerá de la información que pidas al solicitante de la reunión. Información como plazos de entrega o decisión que se está buscando, impacto de tiempo e impacto económico en la compañía y conciliar la mejor opción tanto para la agenda de tu jefe como para alinearlo con la necesidad de la respuesta en el momento esperado.
Debes tener una comunicación adecuada con tu jefe para saber qué puntos son para el prioridad y tener en claro qué preferiría él o ella atender primero.
Asimismo, es importante que conozcas a profundidad el trabajo que hace la compañía de la cuál eres parte. Esto te ayudará a discernir de manera más fácil entre las opciones que tendrás para organizar la agenda de tu superior.
Debes tener en cuenta, que es importante que ayudes a tu jefe a tener un rol e imagen de líder. Por lo que ser la centinela de su outlook, no significa mostrarlo inalcanzable. Todo lo contrario, significa ayudarlo a poder atender a todas las solicitudes en el tiempo y momento preciso para que sean resueltas.
